Was ist Lethe?

Eine formelle E-Mail ist zu lang geworden und muss gekürzt werden. Rechtschreib- oder Interpunktionsfehler sind peinlich, oder man weiß schlicht nicht recht, wie man formulieren soll. Die Lösung ist hier oft der Einsatz von KI, aber sensible Unternehmens- oder Kundendaten dürfen keinesfalls an eine kommerzielle KI weitergegeben werden.

In vielen Unternehmen ist die Verwendung von KI daher unerwünscht oder gar komplett untersagt. Es gibt kommerzielle Lösungen, doch diese verursachen hohe Lizenz- und Hardwarekosten. Das schafft einen Wettbewerbsnachteil: Ohne KI dauert die Textarbeit deutlich länger und ist somit viel teurer für das Unternehmen. Das gilt oft auch für zwar sichere, aber leistungsschwache KI-Alternativen.

Die Anwendungsfälle gehen jedoch weit darüber hinaus: Ein Arzt möchte einen Laborbefund als Handout für seine Patientin zusammenfassen. Ein Vertriebsmitarbeiter muss am Ende des Tages im CRM den Kundenbesuch protokollieren. Ein Sachbearbeiter möchte eine lange E-Mail an einen Kunden verständlicher zusammenfassen. Diese Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Genau hier kann KI Wunder wirken - und exakt an diesem Punkt setzt Lethe an. Der Text, den die KI letztendlich bekommt, enthält weder Personenbezüge noch andere datenschutzrechtlich sensible Informationen.

Hierbei handelt es sich um das einfache Anwendungsbeispiel des lethe-clients:

Der Server befindet sich bei den Ausbaustufen "Basic" und "Team" auf einem Server von MEROtech, bei "Business Pro" wird er in die Systemlandschaft des Unternehmens integriert.

Lethe analysiert und interpretiert eingegebene Texte automatisiert über einen schnellen und schlanken Algorithmus. Dabei erfasst es nicht nur die Grammatik, sondern erschließt auch Zusammenhänge aus dem Kontext und dem Satzbau. So erkennt Lethe Personen, Organisationen, Orte, Steuernummern, Telefonnummern oder auch Datumsangaben im Text und ersetzt sie intern durch Platzhalter.

In einem einfachen Satz wie z. B. "Robert arbeitet bei MEROtech in Marktoberdorf" werden aufgrund der Satzstruktur und des Kontexts "Robert", "MEROtech" und "Marktoberdorf" identifiziert und durch die entsprechenden Platzhalter [PER] (Person), [ORG] (Unternehmen), [LOC] (geografischer Ort) oder [MISC] (sonstige Eigennamen) ersetzt: "[PER_1] arbeitet bei [ORG_1] in [LOC_1]"

Die generierten Platzhalter sind für einen eng begrenzten Zeitraum nur Lethe und dem Nutzer bekannt, der den Text eingegeben hat. Sollte ein schützenswerter Begriff einmal nicht erkannt werden, kann dem System dieses Wort antrainiert werden. Es wird künftig zuverlässig erfasst und ebenfalls durch einen Platzhalter ersetzt.

In der höchsten Ausbaustufe verlassen erkannte personenbezogene Daten oder vertrauliche Bezeichnungen Ihr Unternehmen nicht. Die Verarbeitung findet vollständig bei Ihnen statt.

Bei den Modellen "Basic" und "Team" werden diese Daten stattdessen sicher übertragen und auf einem Server von MEROtech in Deutschland verarbeitet. Welches Wort zu welchem Platzhalter gehört, weiß nur Lethe selbst. Sobald die Sitzung endet oder die Daten wieder als Klartext vorliegen, wird diese Zuordnung vollständig und unwiderruflich gelöscht.

Wurden eigene Begriffe von der Anonymisierung ausgenommen oder hinzugefügt, werden sie in einer eigenen Liste für Sie hinterlegt. Diese wird ebenfalls geschützt gespeichert und steht ausschließlich Lethe selbst und Ihren Mitarbeitern zur Verfügung.

Der Unterschied zwischen Anonymisierung und Pseudonymisierung liegt darin, ob eine Zuordnung zur ursprünglichen Person noch möglich ist oder nicht. Bei der Anonymisierung werden Daten so verändert, dass ein Personenbezug endgültig aufgehoben wird: Niemand kann die Daten wieder einer Person zuordnen, auch nicht mit zusätzlichem Aufwand. Bei der Pseudonymisierung hingegen werden personenbezogene Daten durch Platzhalter ersetzt. Die Zuordnung zur echten Person bleibt aber bestehen und kann bei Bedarf wiederhergestellt werden. Genau dieses Verfahren nutzt Lethe: Die Zuordnung existiert temporär und geschützt im System, damit der Nutzer am Ende wieder den Klartext zurückerhält. Fachlich korrekt ist daher der Begriff Pseudonymisierung.

Wir sprechen im allgemeinen Sprachgebrauch dennoch von Anonymisierung, weil unsere Nutzer überwiegend keine Datenschutzexperten sind, sondern Anwender aus dem Tagesgeschäft. Der Begriff Anonymisierung ist im Alltag etabliert und wird intuitiv richtig verstanden, während Pseudonymisierung vielen Nutzern unbekannt ist oder missverstanden wird. In der Kommunikation fokussieren wir uns auf das sichtbare Ergebnis für den Nutzer: Seine Daten werden im Text unkenntlich gemacht. Die korrekte juristische und fachliche Einordnung des Verfahrens steht dabei nicht im Vordergrund. In allen rechtlich relevanten Dokumenten, etwa der Datenschutzerklärung oder der technischen Dokumentation für Datenschutzbeauftragte, verwenden wir den korrekten Begriff Pseudonymisierung, um Missverständnisse über die Reversibilität der Daten auszuschließen.

Aktuell können Sie sich am einfachsten über unsere Anwendung "lethe-client" mit Lethe verbinden. Hinterlegen Sie unter dem Punkt 'Einstellungen' Ihren Freischaltcode und lassen Sie die Anwendung selbstständig nach Lethe suchen. Alle weiteren Konfigurationen übernimmt die Anwendung automatisch.

Für den einfachen Zugriff in Textverarbeitungsprogrammen ist außerdem ein Word-Add-in geplant.

In der höchsten Ausbaustufe sowie im Modell "Team" steht Ihrer IT-Abteilung schon jetzt eine API zur Verfügung. Damit lässt sich Lethe auch in komplexe Workflow-Automatisierungsplattformen wie n8n, Zapier oder Make integrieren.

Damit Lethe schützenswerte Begriffe zuverlässig erkennt, sollten Sie Ihren Text in ganzen, natürlich formulierten Sätzen schreiben. Lethe erkennt Personen, Firmen oder Orte nicht nur an dem Wort selbst, sondern an seiner Verwendung im Satz und in welchem Zusammenhang es steht.

Schreiben Sie daher lieber:

"Robert arbeitet bei MEROtech in Marktoberdorf."

statt einzelner Stichpunkte wie:

"Robert von MEROtech, Marktoberdorf"

Im ersten Beispiel erkennt Lethe anhand des Satzbaus, dass es sich bei "Robert" um eine Person, bei "MEROtech" um ein Unternehmen und bei "Marktoberdorf" um einen Ort handelt. Bei einer reinen Stichpunktliste oder unpräzisen Formulierungen fehlen diese Hinweise, wodurch Lethe wichtige Begriffe schwerer erkennt oder sogar übersieht.

Kurz gesagt: Je natürlicher und vollständiger Ihre Sätze formuliert sind, desto zuverlässiger erkennt Lethe die zu schützenden Begriffe.

Sobald Lethe Ihren Text bereinigt und die Platzhalter gesetzt hat, haben Sie mehrere Möglichkeiten, damit weiterzuarbeiten:

Am einfachsten nutzen Sie in der Anwendung den Button "KI". Damit übergeben Sie den Text zusammen mit einem vorbereiteten Prompt direkt an ein Sprachmodell. Alternativ können Sie den Text auch kopieren und in das Browserfenster einer KI-Anwendung einfügen oder ihn in einer Textverarbeitung weiterbearbeiten.

Wichtig ist in jedem Fall: Die von Lethe gesetzten Platzhalter wie [PER_1] oder [ORG_1] dürfen nicht verändert werden. Nur wenn diese unverändert bleiben, kann Lethe den Text später korrekt wieder als Klartext ausgeben. Bitte beachten Sie außerdem, dass die Zuordnung dieser Platzhalter nur für einen begrenzten Zeitraum im Speicher hinterlegt ist.

Unser Tipp: Am zuverlässigsten arbeiten Sie, wenn Sie den integrierten Button "KI" verwenden und dazu einen passenden Prompt formulieren, der vorgibt, wie die KI den Text verarbeiten soll. So bleibt der gesamte Ablauf, von der Anonymisierung bis zur Rückführung in den Klartext, durchgängig innerhalb von Lethe.

Nachdem die KI Ihren Text bearbeitet hat, möchten Sie wieder die echten Daten anstelle der Platzhalter sehen. Das geht ganz einfach:

Haben Sie den Button "KI" in Lethe verwendet, übernimmt Lethe das Ergebnis automatisch und tauscht die Platzhalter wieder gegen Ihre Originaldaten aus.

Haben Sie stattdessen die Antwort der KI aus einem Browserfenster kopiert, fügen Sie diese in die Lethe-Erweiterung ein. Lethe erkennt die enthaltenen Platzhalter und ersetzt sie durch die passenden Originaldaten.

Wichtig: Damit dieser Vorgang zuverlässig funktioniert, dürfen die Platzhalter wie [PER_1] oder [ORG_1] nicht verändert werden. Nur bei unveränderten Platzhaltern kann Lethe an ihrer Stelle wieder die korrekte Originalbezeichnung ausgeben.

Auch wenn Lethe sehr zuverlässig arbeitet, kann es vorkommen, dass ein Begriff nicht richtig erkannt wird. Meist liegt das daran, dass der Satzbau ungewöhnlich ist und dadurch Zusammenhänge schwerer erkennbar sind. In diesem Fall hilft es, den Satz natürlicher zu formulieren.

Es gibt aber auch zwei besondere Fälle, die Sie selbst korrigieren können:

Gut zu wissen: Jeder Kunde hat sein eigenes Wörterbuch. Ihre Anpassungen gelten also ausschließlich für Ihre eigenen Texte.

Ein Prompt ist nichts anderes als eine klare Anweisung oder Frage, die Sie einer KI geben, damit diese weiß, wie sie den Text verarbeiten soll.

Stellen Sie sich vor, Sie bitten einen Kollegen um Hilfe: Sie würden ihm nicht nur einen Text geben, sondern auch erklären, welche Aufgabe er bearbeiten soll. Zum Beispiel: "Fasse diesen Text in drei Sätzen zusammen" oder "Formuliere diese E-Mail höflicher". Genau das ist ein Prompt: die Anweisung, die Sie zusammen mit Ihrem Text an die KI schicken.

Die KI erhält dann beides, Ihren Text und Ihre Anweisung, und generiert auf dieser Basis die gewünschte Antwort.

Gut zu wissen: Je genauer und klarer Sie Ihren Prompt formulieren, desto besser wird auch das Ergebnis der KI. In Lethe können Sie beim Button "KI" Ihren eigenen Prompt hinterlegen, sodass dieser automatisch zusammen mit Ihrem anonymisierten Text an die KI übergeben wird.

Vorbereitete Prompts machen Lethe zu einem praktischen Werkzeug für Ihren Arbeitsalltag. Anstatt jedes Mal neu zu überlegen, wie Sie die KI genau ansprechen müssen, reicht ein Klick, und die passende Anweisung wird automatisch mitgeschickt.

Ein paar Beispiele aus der Praxis:

• Ein Klick kürzt den Text – ideal, um lange E-Mails schnell auf das Wesentliche zu bringen.
• Ein anderer Klick, und der Text wird nur korrigiert: Rechtschreibung und Grammatik werden verbessert, ohne dass sich am Inhalt etwas ändert.
• Oder die KI formuliert Ihre Nachricht nach den Prinzipien der Gewaltfreien Kommunikation um. Das hilft besonders dann, wenn Sie eine emotional geschriebene Antwort sachlich und ruhig formulieren möchten, bevor Sie diese abschicken.

Auch mit ganzen Dokumenten funktioniert das: Laden Sie beispielsweise ein PDF oder Word-Dokument in Lethe hoch, etwa einen Laborbericht oder ein Gutachten, filtert Lethe zunächst alle schützenswerten Daten heraus. Mit dem passenden Prompt lässt sich daraus anschließend automatisch eine übersichtliche und verständliche Zusammenfassung.

Und das lässt sich noch viel weiter denken: In der höchsten Ausbaustufe von Lethe sind sogar größere Anwendungen möglich, etwa in sogenannten Workflow-Tools. Ein Beispiel sind digitale Bewerbungen, die ein Unternehmen vorsortieren möchte. Die direkte Übergabe an eine KI ist aus Datenschutzgründen kritisch. Schaltet man jedoch Lethe vor, das alle schützenswerten Daten herausfiltert, kann die KI die Unterlagen gefahrlos auf Vollständigkeit prüfen.

Das zeigt: Maßgeschneiderte Prompts machen Lethe nicht nur bei kleinen, alltäglichen Aufgaben nützlich, sondern eröffnen auch für größere, unternehmensweite Abläufe ganz neue Möglichkeiten, immer unter Wahrung des Datenschutzes.

Wenn Sie sich für Lethe entscheiden, erhalten Sie weit mehr als nur die Software selbst. MEROtech unterstützt Sie auch dabei, Ihr Unternehmen rechtlich und organisatorisch abzusichern.

Im Lieferumfang enthalten:

• Vorlagen für Ihre DSGVO-Dokumentation: Inkludiert sind Vorlagen für die Datenschutz-Folgenabschätzung, damit Sie den Einsatz von Lethe in Ihrem Unternehmen korrekt und rechtssicher dokumentieren können.
• Technische Dokumentation von Lethe: Diese entspricht dem Grundschutz++ Standard des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) und erleichtert Ihnen so den Nachweis der eigenen IT-Sicherheits-Compliance.

Darüber hinaus bieten wir Ihnen:

• KI-Sensibilisierungsmaßnahmen für Ihre Mitarbeitenden zu einem vergünstigten Tarif, damit Ihr Team den sicheren und verantwortungsvollen Umgang mit KI-Tools von Anfang an verinnerlicht.
• Unterstützung bei der Suche nach einem Datenschutzbeauftragten: Sollten Sie noch keinen externen Datenschutzbeauftragten haben, wenden Sie sich gerne direkt an Robert Meggle (E-Mail: info@merotech.de, Telefon: +49 8342 8956729).

Mit Lethe erhalten Sie somit ein umfassendes Paket, das Sie beim Datenschutz und in der IT-Sicherheit spürbar entlastet.